Rozporządzenie określa m.in. tryb postępowania w sprawach utraty, zwrotu oraz unieważnienia dowodu osobistego. Zawiera również nowy wzór zaświadczenia o utracie tego dokumentu. Tekst rozporządzenia został zamieszczony na stronie internetowej www.rcl.gov.pl w zakładce ,,Dziennik Ustaw”.
Rozporządzenie upoważnia konsulów do przyjmowania od obywateli polskich przebywających za granicą zawiadomień o utracie dowodu osobistego. Zawiadomienia należy dokonać w trybie określonym przepisami rozporządzenia (§ 24).
Konsul, powiadomiony o utracie dowodu osobistego, ustala zgodność danych posiadacza utraconego dokumentu z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych, innym dokumencie tożsamości, a gdy nie jest to możliwe, w innych dokumentach ze zdjęciem, a jeże1i posiadacz utraconego dowodu osobistego nie posiada żadnego dokumentu, na podstawie oświadczenia zawiadamiającego.
Konsul wydaje osobie zawiadamiającej, wolne od opłat, zaświadczenie o utracie dowodu osobistego oraz niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po dniu zgłoszenia utraty, zawiadamia wystawcę dowodu osobistego o zgłoszeniu utraty tego dokumentu, w celu jak najszybszego wprowadzenia do ewidencji informacji o dacie i przyczynie unieważnienia dowodu osobistego. Zawiadomienie wystawcy dowodu osobistego powinno mieć formę pisemną.
Konsul, któremu:
- osoba trzecia przekazała znaleziony dowód osobisty,
- posiadacz dowodu osobistego przekazał znaleziony dokument, zgłoszony uprzednio jako utracony,
- osoba, po utracie obywatelstwa polskiego, zwróciła dowód osobisty,
niezwłocznie powiadamia o powyższym wystawcę dowodu osobistego faksem lub w formie dokumentu elektronicznego, wskazując datę przekazania dowodu osobistego do urzędu konsularnego.
Następnie pocztą (kurierską lub inną), pocztą zwyczajowo przyjętą w urzędzie konsularnym do przesyłania dokumentów albo przesyłką po1econą, dowody osobiste są zwracane do ich wystawcy (§ 28-30 rozporządzenia).
W razie zmiany danych zamieszczanych w dowodzie osobistym, obywatele polscy, przebywający za granicą, obowiązani są wymienić dowód osobisty w terminie 3 miesięcy od dnia doręczenia ostatecznej decyzji administracyjnej lub prawomocnego orzeczenia sądu, stwierdzającego zmianę danych albo od dnia sporządzenia aktu małżeństwa stwierdzającego zmianę nazwiska, a w przypadku małżeństwa zawartego przed konsulem lub organem zagranicznym, od dnia doręczenia odpisu aktu małżeństwa.
Jeżeli osoby te nie złożą wniosku o wymianę dowodu osobistego we wskazanym terminie, posiadany przez nich dowód osobisty zostanie unieważniony z urzędu po upływie 4 miesięcy od zaistnienia oko1iczności obligującej do jego wymiany (podstawa prawna: art. 40 ust. 1 pkt 1, ust. 2 pkt 1 i ust 3 w związku z art. 43 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.).
Przypomina się również o konieczności odsyłania zwrotnych potwierdzeń odbioru dokumentów stwierdzających zmianę danych zamieszczanych w dowodzie osobistym.
Dotyczy to następujących dokumentów, które są doręczane za pośrednictwem konsulatu:
- polskiego odpisu skróconego aktu małżeństwa – w przypadku zmiany nazwiska wynikającej
- z zawarcia małżeństwa przed polskim konsulem lub organem zagranicznym,
- decyzji o zmianie imienia i nazwiska,
- decyzji o sprostowaniu / uzupełnieniu aktu stanu cywilnego,
- decyzji o wymeldowaniu.
Od skutecznego doręczenia przez konsula powyższych dokumentów oraz terminowego odesłania zwrotnego potwierdzenia odbioru lub powiadomienia o dacie doręczenia dokumentu właściwego urzędu w kraju zależy rozpoczęcie procedury zmierzającej do unieważnienia dowodu osobistego.
