IRS pozwala skorzystać z odpisu według ściśle ustalonych norm i niestety, ale nie każdy może umieścić takie koszty na swoim rozliczeniu podatkowym. Przede wszystkim wydatki, które chcemy umieścić na naszym rozliczeniu możemy podać tylko wtedy, kiedy korzystamy z dokładnego (Itemized deduction), a nie standardowego odpisu (standard deduction). Umieszczając je na naszym rozliczeniu muszą one również przekraczać próg 2% naszego zmodyfikowanego dochodu i wtedy dopiero tą nadwyżkę możemy odpisać.
Jakie wydatki kwalifikują się do odpisów powyżej 2% naszego dochodu:
- Opłaty za członkostwo w uniach i zawodowych organizacjach
- Koszty poszukiwania pracy, opłaty za pośrednictwa pomagające w znalezieniu pracy
- Koszty lokalnego dojazdu z pracy do klientów
- Koszty służbowych podróży
- Wydatki na uniformy robocze i ich czyszczenie
- Ochronne obuwie, kaski i inne zabezpieczające rzeczy do pracy
- Narzędzia i inne rzeczy potrzebne do pracy
- Prenumerata profesjonalnych magazynów
- Koszty przygotowania rozliczenia podatkowego
Wszystkie wymienione tutaj wydatki jak i również i inne można odpisywać, jeżeli nie zostały one nam zwrócone przez pracodawcę. Oczywiście musimy zachować odpowiednie rachunki i dokumentacje poniesionych kosztów. Niektóre pozycje tutaj wymienione dotyczą tylko specyficznych wykonywanych zawodów i tylko te osoby mogą je umieścić na swoim rozliczeniu podatkowym. Do takich pozycji należą między innymi koszty na uniformy czy ubrania robocze i ich czyszczenie. Nie mogą to być ubrania, które możemy używać poza pracą, a tylko uniformy, które zgodnie z naszą umową o pracę musimy nosić i bez nich nie moglibyśmy wykonywać naszego zawodu. Dla przykładu do takich zawodów należą: listonosz, strażak, policjant, kierowca autobusu, pilot, konduktor, lekarz, pokojówka, wojskowy, rybak, piekarz, piłkarz, pracownik firmy gazowej czy telewizji kablowej i innie.
IRS nie pozwala odpisywać kosztów dojazdów z miejsca zamieszkania do pracy, a do odpisów kwalifikują się tylko koszty dojazdów na konkretne zlecenia, kiedy jesteśmy wysyłani z biura/miejsca pracy do klienta lub innej lokacji pracy. Możemy wtedy wliczyć do kosztów ewentulane bilety za lokalny transport, lub w wypadku użycia samochodu koszty benzyny i opłaty za mosty i parkingi. Tak jak wyżej musimy mieć odpowiednią dokumentację i rachunki potwierdzające te wydatki.
Jak wynika z powyższej listy nie zwrócone koszty służbowych podróży też kwalifikują się do odpisów. Dotyczy to wszystkich podróży, kiedy jesteśmy wysyłani przez pracodawcę w podróż służbową z dala od miejsca naszego zamieszkania. Jeżeli pracodawca nie zwraca nam też kosztów hotelu i wyżywienia to odpisujemy te koszty również zgodnie z ustalonymi stawkami przewidzianymi przez IRS na dany rok. Aby odpisać te koszty, tak jak w poprzednich sytuacjach, powinniśmy zachować odpowiednią dokumentację z datami, miejscem podróży i powodem naszego wyjazdu.
