Przewodnik dla firm. Influencerzy a rozliczenia podatkowe. Co musisz wiedzieć jako przedsiębiorca?

Działania z zakresu influencer marketingu stały się jednym z najważniejszych narzędzi w strategiach marketingowych wielu firm. Dzięki autentyczności i szerokiemu zasięgowi, influencerzy mają ogromny wpływ na decyzje zakupowe konsumentów. Jednakże, podobnie jak w przypadku innych form działalności gospodarczej, współpraca z twórcami internetowymi wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów podatkowych. Aby uniknąć problemów z fiskusem, warto dokładnie zrozumieć, jak prawidłowo rozliczać takie współprace, zarówno w przypadku kampanii płatnych, jak i barterowych.

Rola influencerów w marketingu firm

Influencerzy, czyli osoby mające duży wpływ na swoich obserwatorów w mediach społecznościowych, stali się kluczowymi graczami na rynku reklamy cyfrowej. Firmy nawiązują z nimi współpracę, licząc na zwiększenie świadomości marki, promowanie nowych produktów oraz generowanie bezpośrednich sprzedaży. W zależności od zasięgu i zaangażowania danego twórcy można wyróżnić kilka kategorii influencerów: nano-influencerzy (do 10 tys. obserwatorów), mikro-influencerzy (do 100 tys. obserwatorów), makro-influencerzy (powyżej 100 tys. obserwatorów) oraz mega-influencerzy (ponad 1 milion obserwujących).

– Influencer marketing to nie tylko narzędzie promocyjne, ale także most łączący marki z konsumentami w sposób, który wydaje się bardziej autentyczny i zbliżony do relacji międzyludzkich. Dzięki swojemu autorytetowi w danej dziedzinie, twórcy internetowi budują zaufanie do promowanych produktów, a ich rekomendacje są często odbierane niczym porady od bliskiej osoby, co znacząco podnosi skuteczność działań marketingowych – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.

Współpraca płatna – podstawowe zasady i najczęstsze błędy

Płatna współpraca z influencerami, choć może być niezwykle efektywna, niesie ze sobą również pewne wyzwania, zwłaszcza w zakresie rozliczeń podatkowych i zgodności z przepisami. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że kampanie z udziałem influencerów to nie tylko marketing, ale także odpowiedzialność podatkowa, która wymaga odpowiedniego planowania i dokumentacji. Oto najważniejsze kwestie dotyczące płatnych kampanii.

Umowy i wynagrodzenia

W przypadku płatnej współpracy z influencerem kluczowym dokumentem jest umowa, która precyzuje warunki współpracy, w tym szczegółowy zakres usług, termin ich wykonania oraz wynagrodzenie. Stanowi ona podstawę do wystawienia faktury lub rachunku przez influencera. Częstym błędem jest nieformalna współpraca bez zawarcia pisemnej umowy. W przypadku ewentualnych sporów brak takiego dokumentu może prowadzić do trudności w dochodzeniu roszczeń lub rozliczenia kosztów.

Faktury VAT

Jeżeli influencer prowadzi działalność gospodarczą, za wykonane usługi wystawia fakturę VAT. Przedsiębiorca otrzymujący taką fakturę ma prawo do odliczenia podatku VAT, co wpływa na jego zobowiązania podatkowe. Należy upewnić się, że dokument jest poprawnie wystawiony, a usługi są precyzyjnie opisane.

Rozliczenie kosztów uzyskania przychodu

Koszty współpracy z influencerami mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile są bezpośrednio powiązane z działalnością firmy i mają na celu osiągnięcie przychodów. Ważne jest, aby przedsiębiorstwo mogło udowodnić związek tych wydatków z realizowanymi celami biznesowymi, np. poprzez raporty z kampanii, zrzuty ekranu z publikacji czy inne materiały dowodowe.

Współpraca barterowa – specyfika i wyzwania podatkowe

Współpraca barterowa, w której influencer otrzymuje produkty lub usługi w zamian za promocję, jest szczególnie popularna wśród mniejszych firm oraz na wczesnych etapach kampanii marketingowych. Choć taka forma kooperacji może wydawać się prostsza i bardziej opłacalna, jej rozliczenie podatkowe może być skomplikowane.

Wartość świadczeń barterowych

Zgodnie z przepisami podatkowymi każda transakcja barterowa musi być wyceniona rynkowo. Zarówno firma, jak i influencer powinni określić wartość rynkową produktów lub usług będących przedmiotem wymiany i uwzględnić ją w swoich rozliczeniach podatkowych. Wartość ta powinna być zbliżona do ceny, jaką otrzymaliby w przypadku tradycyjnej sprzedaży lub zakupu.

Podatek VAT w transakcjach barterowych

W przypadku współpracy barterowej każda ze stron transakcji powinna wystawić fakturę VAT na wartość dostarczonych dóbr lub usług. Przedsiębiorca, który przekazał influencerowi produkt o wartości 1000 PLN, powinien wystawić fakturę na tę kwotę, a twórca – wykonując usługę promocyjną – wystawia fakturę na równoważną kwotę za swoje usługi. Obie strony mają obowiązek rozliczenia podatku VAT.

Dokumentacja transakcji

Aby prawidłowo rozliczyć transakcje barterowe, niezbędne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji. Umowa barterowa powinna precyzyjnie określać, jakie świadczenia są wymieniane i na jaką kwotę są one wycenione. Dokumenty takie jak zdjęcia z kampanii, raporty z wykonanych działań oraz potwierdzenia odbioru produktów stanowią istotny element zabezpieczenia dla marki.

– Umowa barterowa z influencerem – przy założeniu, że faktury będą miały tę samą wartość – pozostaje neutralna pod względem podatkowym. Oznacza to, że przychody i koszty obu stron będą się wzajemnie bilansować. Dla celów dowodowych warto sporządzić pisemne potwierdzenie, np. w umowie, że dochodzi do wymiany wzajemnych świadczeń. Pozwoli to uniknąć ewentualnych wątpliwości ze strony urzędu skarbowego podczas kontroli, że nie mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem, darowizną czy upominkiem – które mają odmienny wpływ na opodatkowanie niż umowa barterowa z influencerem – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.

Złożone sytuacje – co robić w razie wątpliwości?

W praktyce współpraca z influencerami może przyjmować różne formy, a każda z nich może wymagać indywidualnego podejścia do rozliczeń podatkowych. Przykłady bardziej złożonych sytuacji to:

• Współpraca międzynarodowa – Jeśli firma współpracuje z influencerem spoza Polski, konieczne może być uwzględnienie przepisów międzynarodowych dotyczących podatków oraz ewentualne zastosowanie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
• Współpraca z osobami prywatnymi – Jeżeli influencer nie prowadzi działalności gospodarczej, firma musi rozważyć, czy nie jest zobowiązana do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia wypłacanego influencerowi.
• Kampanie o wysokiej wartości – W przypadku kampanii, w których przekazywane świadczenia mają wysoką wartość, istotne jest dokładne określenie sposobu ich wyceny oraz zapewnienie pełnej dokumentacji, która potwierdzi wykonanie usługi.

– Współpraca z influencerami, zarówno płatna, jak i barterowa, jest niezwykle efektywnym narzędziem marketingowym, ale wiąże się z pewnymi wyzwaniami podatkowymi. Kluczowym elementem jest właściwe dokumentowanie i wycenianie świadczeń oraz przestrzeganie przepisów podatkowych. Firmy, które odpowiednio zadbają o te kwestie, mogą uniknąć problemów z fiskusem i w pełni wykorzystać potencjał współpracy z influencerami. Natomiast przedsiębiorcom, którzy dopiero zaczynają współpracę z influencerami, warto rozważyć konsultację z doradcą podatkowym lub prawnym, aby zrozumieć wszystkie aspekty prawne i podatkowe takiej współpracy. Dzięki temu będą mogli oni cieszyć się korzyściami płynącymi z tego dynamicznie rozwijającego się kanału marketingowego bez ryzyka finansowych nieścisłości – podsumowuje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.

Useme to istniejąca od 2013 roku platforma dla freelancerów oraz zleceniodawców z siedzibą we Wrocławiu. W bazie Useme znajduje się prawie 100 000 freelancerów z takich dziedzin jak IT, grafika, copywriting, marketing, tłumaczenia i inne. Platforma zajmuje się wszystkimi kwestiami prawnymi i podatkowymi po stronie freelancera i zleceniodawcy, a także umożliwia rozliczanie podwykonawców zagranicznych. Obecnie Useme jest liderem rozliczeń pracy zdalnej w Polsce, Europie Centralnej i Wschodniej.