Jak przeprowadzić onboarding freelancerów?

Proces wdrażania freelancerów jest kluczowy w osiągnięciu harmonii między celami firmy a dynamiką działań operacyjnych. Skuteczny onboarding zapewnia, że freelancerzy mają te same kompetencje i wiedzę co pracownicy etatowi od dnia rozpoczęcia współpracy. Dlatego też proces wdrażania nie może być tylko formalnością – powinien być częścią strategii, aby integracja freelancera przebiegała szybko i bezproblemowo.

– Wciąż wiele firm nie poświęca wystarczająco dużo uwagi na onboarding freelancerów, choć odpowiednio przeprowadzony proces może sprawić, że niezależni specjaliści szybko dostosują się do kultury organizacyjnej, procesów i wszelkich niuansów związanych z ich zadaniami. Onboarding powinien wykraczać poza zwykłe wprowadzenie i briefing – kluczowa jest kompleksowa adaptacja freelancera do ekosystemu firmy, promująca poczucie przynależności i celu. Dzięki temu tworzy się relacja sprzyjająca spójnej i efektywnej pracy w zespole – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

Etapy wdrażania freelancera

1. Brief to podstawa
   Przy współpracy z niezależnymi specjalistami, dobrze opracowany brief jest podstawą udanej współpracy. Ten dokument pozwala określić jasne cele, oczekiwania, terminy i role różnych członków zespołu, tym samym usprawniając komunikację i współpracę. Takie podejście nie tylko pomaga freelancerom zrozumieć ich konkretne zadania, ale także dopasowuje ich wkład do innych działań zespołu.
2. Przedstawienie niezbędnych informacji
   W procesie onboardingu kluczowe jest sprawne zarządzanie, zwłaszcza gdy freelancer dołącza do nowego projektu. Warto zacząć od przygotowania i przekazania mu dokumentu, np. w formie checklisty, który zawiera najważniejsze informacje o projekcie, terminy oraz zasady komunikacji, a także materiały szkoleniowe. Dostarczenie szczegółowych materiałów i przejrzystość w komunikacji przekłada się na pewną oraz kompetentną pracę, wspiera poczucie integracji i buduje efektywną współpracę na każdym etapie projektu.
3. Wprowadzenie w kulturę organizacyjną i wartości firmy
   Ten krok pozwala na zniwelowanie różnic między freelancerem a stałymi pracownikami, szczególnie na początkowym etapie współpracy. Skuteczne przekazanie wartości firmy i stylu pracy pomaga niezależnym specjalistom głębiej zrozumieć środowisko organizacji i umożliwia im lepsze dostosowanie się do celów zespołu. Ponadto, zapoznanie z podstawowymi wartościami firmy sprzyja lepszej współpracy między freelancerem a pracownikami etatowymi, zapewniając harmonijną relację i lepsze wyniki realizowanych projektów.
4. Zaangażowanie pracowników w onboarding freelancera
   Kolejnym ważnym krokiem jest udział zespołu w proces wdrażania niezależnego specjalisty. Kluczową rolę odgrywa zwłaszcza menedżer projektu, który będzie stanowił pomoc pomiędzy freelancerem a istniejącym zespołem. Może on wyjaśnić oczekiwania, skutecznie rozdzielać zadania i zapewnić, że wszyscy znają cele projektu. Zaangażowanie pracowników istotne jest również podczas prowadzenia prac nad zaawansowanymi projektami, ponieważ ich doświadczenie i rola w wykonywanych zadaniach mogą zapewnić cenne wskazówki podwykonawcom i pomóc im w sprawnym poruszaniu się w projekcie.
   – Podczas procesu wdrażania ważny jest mentoring od doświadczonych członków zespołu, warto więc zachęcać do regularnego komunikowania się różnymi kanałami, np. podczas statusów, Slacka czy firmowego Intranetu. Project Manager powinien wspierać współpracę zespołową, tak by freelancer czuł się integralną częścią zespołu, dzięki czemu jego zaangażowanie i efektywność pracy będą wyższe, a cały zespół osiągnie lepsze wyniki – tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.
   
5. Udział freelancera w kluczowych spotkaniach
   Udział niezależnych specjalistów w spotkaniach, zwłaszcza na początku projektu, jest istotnym elementem onboardingu, szczególnie w przypadku rozbudowanych projektów realizowanych przez większe firmy. Pozwoli to oszczędzić czas zespołu, a także zapewni, że freelancerzy, podobnie jak stali pracownicy zyskują wszechstronne zrozumienie zakresu projektu i ich roli w nim. Ta praktyka jest szczególnie korzystna w optymalizacji godzin pracy, ponieważ minimalizuje potrzebę komunikacji. Angażowanie zewnętrznych współpracowników w te spotkania od samego początku buduje poczucie przynależności i zaangażowania, czyniąc ich integralną częścią zespołu i prowadząc do sukcesu projektu.
6. Sesje szkoleniowe
   Sesje szkoleniowe mogą służyć jako most łączący cele projektu z podwykonawcą, zapewniają one freelancerom wgląd w kulturę firmy, szczegóły projektu oraz narzędzia i procesy, które muszą znać, aby doskonale wypełniać swoje role. Aby usprawnić proces szkolenia, ważne jest, aby sesje były nie tylko informacyjne, ale także angażujące i dostosowane do specyfiki pracy freelancerów. Kluczowe jest omówienie takich tematów jak cele projektu, zasady komunikacji i terminy. Dodatkowo, te szkolenia powinny wspierać współpracę i zaangażowanie freelancerów, co bezpośrednio przyczynia się do sukcesu projektu.
7. Przydzielanie zadań
   Pierwszy dzień freelancera w projekcie to kluczowy moment, który pozwoli na zapewnienie płynnego wejścia i skutecznego startu działań. Dlatego poprzez przydzielenie konkretnych, jasno określonych zadań już pierwszego dnia, manager wskazuje klarowne oczekiwania i pomaga freelancerowi szybko dostosować się do celów projektu.
   Najlepiej zacząć od przypisania zadań, które są realistyczne do wykonania i dobrze odzwierciedlają kluczowe wymagania projektu. Powinny one być dopasowane do kompetencji freelancera oraz przyczyniać się do szybkiego postępu prac. Przemyślane przydzielanie zadań buduje zaufanie w zespole i wzmacnia poczucie celu już od pierwszego dnia współpracy.
8. Objaśnienie procedur i procesów prawnych
   Aby uniknąć nieporozumień podczas onboardingu freelancerów, kluczowe jest szczegółowe omówienie procedur i aspektów prawnych. Dzięki temu jasne są oczekiwania i możliwa jest płynna współpraca. Wczesne wyjaśnienie kwestii prawnych minimalizuje ryzyko problemów, takich jak opóźnione płatności, które często wynikają z błędów lub braku zrozumienia. Ważne jest, aby nowym członkom zespołu przedstawić preferowane przez firmę metody obsługi tych procedur. Równie istotne jest ustalenie przejrzystego harmonogramu płatności, co nie tylko ułatwia planowanie finansowe, ale także zapewnia freelancerom przewidywalność dochodów, budując ich zaufanie i zaangażowanie.
9. Wykorzystywanie narzędzi do zarządzania projektami
   Obecnie korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, takimi jak: Asana, Trello, Monday czy ClickUp jest powszechne w pracy zespołowej. I choć bardzo możliwe, że podwykonawca doskonale zna już te programy, warto zacząć onboarding od krótkiego wprowadzenia, czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami i jaki jest jego główny cel.
   Project Manager powinien podkreślić, że jest to ważne narzędzie zaprojektowane do usprawnienia planowania projektu, jego realizacji i dotrzymywania terminów, a także uproszczenia zarządzania zadaniami oraz lepszej komunikacji z klientami.
10. Informacje zwrotne i regularna weryfikacja postęp prac
    Regularne monitorowanie postępów to nie tylko dobra praktyka, ale także fundament skutecznego wdrażania freelancerów. Ten proces jest kluczowy, aby freelancer czuł się doceniony i miał pełną informację o swojej pracy. Otwarte i spójne kanały komunikacji, takie jak firmowy Intranet czy komunikatory internetowe, są nieodzowne na tym etapie. Brak odpowiedniego wdrożenia może prowadzić do nieporozumień i rozbieżności między oczekiwaniami freelancera a rzeczywistymi wymaganiami projektu. Regularne udzielanie feedbacku pozwala freelancerom zrozumieć ich postępy i obszary do poprawy, co sprzyja bardziej produktywnej i harmonijnej współpracy. Podkreślenie tego kroku może znacząco zwiększyć efektywność współpracy z podwykonawcami.
    – To, jak przebiegnie onboarding niezależnego specjalisty, jest kluczowe dla ich pozytywnych doświadczeń oraz płynnego zintegrowania z procesami firmy. Przejrzyste procesy wdrażania nie tylko oszczędzają czas firmy i klienta, ale także umożliwiają freelancerowi szybkie dostosowanie się do celów klienta. Dobrze zorganizowany onboarding, w tym regularne spotkania z zespołem, zapewniają, że freelancer sprawnie wysyła zrealizowane zadania i wykonuje je zgodnie z oczekiwaniami. Praktyka ta nie tylko wzmacnia zrozumienie projektu przez podwykonawcę, ale także sprzyja pozytywnym relacjom między freelancerem, klientem i firmą. Ponadto przekłada się ona na wymierne korzyści dla wszystkich zaangażowanych stron, co czyni ten proces kluczową strategią udanej współpracy – Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

Useme to istniejąca od 2013 roku platforma dla freelancerów oraz zleceniodawców z siedzibą we Wrocławiu. W bazie Useme znajduje się prawie 100 000 freelancerów z takich dziedzin jak IT, grafika, copywriting, marketing, tłumaczenia i inne. Platforma zajmuje się wszystkimi kwestiami prawnymi i podatkowymi po stronie freelancera i zleceniodawcy, a także umożliwia rozliczanie podwykonawców zagranicznych. Obecnie Useme jest liderem rozliczeń pracy zdalnej w Polsce, Europie Centralnej i Wschodniej.