Co robić gdy nie dostałeś druku W-2 od pracodawcy do rozliczenia podatków?

W-2 czy 1099?
Do końca stycznia pracodawcy mają obowiązek wysłać do pracowników druk W-2 z podsumowaniem rocznego wynagrodzenia, odprowadzonych podatków i składek na Social Security i Medicare. Informacje te o wszystkich pracownikach ślą również zbiorczo do IRS na druku 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return.

Biznesy posługują się drukami 1099-MISC do zgłaszania płatności dla podwykonawców (contractors). Jeżeli dostałeś 1099-MISC, to wpisane tam kwoty dostałeś przed potrąceniem podatków. Do ciebie należy płacenie składek na Social Security oraz podatków federalnych i stanowych.

Dzwoń do kadr
Może list zginął w drodze. Skontaktuj się z zakładem pracy i poproś o duplikat W-2. Dział kadr w większych firmach powinien wystawić ci to od ręki. W mniejszych firmach, szczególnie kilkoosobowych, problemów bywa najwięcej. Jeżeli szef odmówi pomocy, albo obieca, ale nadal nie dostaniesz swego W-2 do 15 lutego, to pora poprosić o pomoc Urząd Podatkowy.

Zadzwoń do IRS
Znajdź ostatni odcinek płacowy (pay stub), bo potrzebujesz informacje tam zawarte: twoje wynagrodzenie, składki na Social Security i Medicare, odprowadzone podatki federalne, stanowe i lokalne. Potrzebne jest też nazwisko pracodawcy lub nazwa zakładu pracy, adres, numer identyfikacyjny (Employer Identification Numer) i numer telefonu.

Zadzwoń do IRS pod numer IRS 1-800-829-1040. Im bliżej do 15 kwietnia, tym trudniej będzie się dodzwonić, więc działaj jak najwcześniej. Wyjaśnij, że pracodawca odmówił wydania ci druku W-2. Przedstawiciel IRS spyta cię o twoje dane osobowe, numer Social Security i informacje płacowe. IRS pośle do szefa specjalny formularz, informując go, że nie dostałeś druku W-2. Ty otrzymasz kopię listu wraz z formularzem IRS Form 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement, gdzie figurować będą dane, jakie podałeś telefonicznie. Jeżeli mimo starań nie dostaniesz W-2 na czas, możesz posłużyć się zastępczym drukiem 4852, co wyjaśniamy dalej.

Jesteś nieśmiały, nie mówisz za dobrze po angielsku, a masz jeszcze dużo czasu do 15 kwietnia? Równie dobrze możesz załatwić tę sprawę przez pocztę i przesłać swoje informacje płacowe na formularzu IRS Form 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement, ale na krótko przed ostatecznym terminem rozliczenia podatkowego możesz nie mieć czasu na korespondencję.

Sam odtwórz W-2
Jeżeli ciągle nie masz W-2 od szefa ani odpowiedzi od IRS, a nadchodzi termin rozliczenia, możesz sam odtworzyć W-2. W tym celu pobierz z sieci druk IRS Form 4852, http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f4852.pdf i wypełnij go sam. Aby odtworzyć liczby, posłuż się odcinkami czeków, kopiami czeków z wypłatą, dokumentami bankowymi. Dołóż starań, by prawidłowo zidentyfikować pracodawcę przez podanie jego nazwiska lub nazwy firmy, adresu i numeru pracodawcy (Employer Identification Numer). Jeśli tych danych nie masz, weź je z W-2 z poprzedniego roku albo spytaj kolegów z pracy.

Ważne: Nie zapomnij o składce na Social Security, którą ma płacić pracodawca. W wierszu 7(a) formularza 4852 wstaw sumę rocznego wynagrodzenia plus podatki na Social Security i Medicare (FICA), które powinien był wpłacić pracodawca (7.65% twego wynagrodzenia).

Na przykład, zarabiałeś $500 tygodniowo przez 36 tygodni, czyli łącznie $18,000. Połowa składek pracodawcy na Social Security i Medicare wynosi 7.65 procenta wynagrodzenia brutto, czyli $1,377. Dlatego w wierszu 7(a) wpisujesz $19,377 ($18,000 + $1,377) a kwota w wierszu 7(b) wynosi $18,000.

W wierszu 9 wpisz wyjaśnienie: “7(a) is the sum of cash wages and employee Social Security and Medicare paid by employer. 7(b) is cash wages alone”. W wierszu 10 wyjaśnij poczynione wysiłki, by otrzymać druk W-2.

Na deklaracji 1040 wstaw dane z druku 4852 i prześlij go z rozliczeniem federalnym i stanowym. Posłużenie się substytutem W-2 może spowodować opóźnienie zwrotu nadpłaconych podatków, bo IRS musi te dane zweryfikować.

Gdy pracodawca zbankrutował
W razie bankructwa czy rozwiązania zakładu pracy IRS radzi, by kopię druku 4852 posłać również do Social Security Administration. Adres najbliższego biura znajdziesz w witrynie www.ssa.gov. Musisz upewnić się, że SSA zaksięguje odpowiednio składki ubezpieczeniowe zapłacone przez ciebie i pracodawcę.

Zarejestruj się w witrynie SSA, http://www.ssa.gov/myaccount/, i po kilku miesiącach sprawdź, czy twoje wynagrodzenie za ten rok zostało naniesione prawidłowo.

Gdy dostaniesz inny W-2
Jeżeli po posłaniu podatkowej deklaracji dostaniesz w końcu druk W-2 z innymi liczbami, które zmienią twoją podatkową należność, to musisz rozliczenie poprawić.

W tym celu wypełniasz formularz IRS Form 1040X, Amended U.S. Individual Income Tax Return, i ślesz do IRS pod ten sam adres, gdzie posłałeś pierwotne rozliczenie. Po paru miesiącach sprawdź wyciąg ze swojej kartoteki Social Security (Social Security statement), by upewnić się, że Urząd Social Security zaewidencjonował odpowiednie zarobki.

Druki IRS Form 4852 i 1040X wraz z instrukcjami są dostępne w witrynie internetowej IRS www.irs.gov. Kliknij na „Forms and publications”. Możesz również zamówić je telefonicznie pod numerem 1-800-TAX-FORM, czyli 1-800-829-3676.

Elżbieta Baumgartner
Autorka książek o profilu finansowym i konsumenckim, dostępnych
w polonijnych księgarniach i bezpośrednio od wydawcy: tel: 718-224-3492.
Księgarnia Poradnika "Sukces" >>>