Założenie i prowadzenie firmy w USA, cz. 2 - adwokat prawa pracy Robert Wiśniewski z NY

Podstawy zakładania firmy
Bez względu na to, którą formę prawną wybierzemy dla naszej firmy, procedura zakładania jest bardzo podobna. Pierwszy etap to opracowanie dokumentu założycielskiego (“Articles of Incorporation” lub “Certificate of Incorporation” w przypadku korporacji, lub “Articles of Organization” w przypadku LLC) naszej nowej jednostki prawnej, obejmującego m.in. nazwę korporacji, czas na jaki się ją tworzy (może być na czas nieokreślony), cele korporacji, liczby i rodzaje akcji lub udziałów. Następnie należy podpisać i złożyć dokument założycielski w stanowym Departamencie Stanu, oczy-wiście za stosowną opłatą (od $100 do $500) w zależności od stanu. Dla firm typu LLC w stanie Nowy Jork jest dodatkowy wymóg publikacji założenia firmy w gazetach ukazujących się w powiecie gdzie firma będzie miała swoją siedzibę, co podnosi koszty założenia LLC o co najmniej $1,000.00. Następnie właściciele, na zebraniu za-łożycielskim jednostki prawnej, opracowują statut i regulamin (“By-laws” dla korporacji lub “Operating Agreement” dla LLC), wnoszą kapitał, płacą za swoje udziały lub akcje, wybierają Radę Dyrektorów, Prezydenta, Skarbnika oraz Sekretarza. Ostatnim etapem jest odbycie zgromadzenia akcjonariuszy w celu przyjęcia w/w statutów, regulaminów itp, wyboru władz i podjęcia innych zobowiązań.

Po ukonstytuowaniu się Zarządu i Rady Dyrektorów, pierwszymi czynnościami podmiotu gospodarczego są: rejestracja firmy w wydziale korporacji stanowego urzędu podatkowego, ewentualne uiszczenie opłaty skarbowej za wyemitowane akcje, uzyskanie numeru podatkowego (tzw. “Employee Identification Number” lub ‘Tax ID number”) w regionalnym oddziale federalnego urzędu podatkowego (IRS). Oczywiście, firma musi otworzyć konto bankowe i jeśli nie ma siedziby w domu właściciela, to musi też wynająć lokal.

Obowiązki dyrektorów i członków zarządu.
Dyrektorzy posiadają legitymację prawną a także obowiązek do kierowania sprawami firmy. Nie są oni pracownikami na pełny etat w powszechnym rozumieniu tego terminu. Najczęściej pełnią oni swój urząd przez określony czas. Do ich głównych zadań należy odbywanie posiedzeń Rady Dyrektorów, na których omawiane i podejmowane są istotne decyzje dotyczące spraw firmy. Posiedzenia takie odbywają się w zależności od potrzeb (najczęściej raz w miesiącu lub co kwartał) i dotyczą takich spraw jak podjęcie decyzji o nowych inwestycjach, np. do wybudowania nowego zakładu albo do dodania nowej linii produkcyjnej. Inną ważną kwestią, która leży w uprawnieniach Rady Dyrektorów są sprawy finansowe firmy (np. decydowanie o budżecie czy te o wypłacie dywidend). Członkowie zarządu i wyżsi urzędnicy są przedstawicielami firmy, a ich władza pochodzi z upoważnienia (delegacji) dyrektorów. Po pierwsze, upoważnienie może być przekazane zgodnie z prawem, np. do działania jako główny menedżer, który decyduje we wszystkich sprawach zwykłego zarządu firmy. Po drugie, na podstawie uchwały Rady Dyrektorów do wykonania tylko jednej określonej czynnosci, np. do kupna lub sprzedaży określonego majątku.

Po trzecie, poprzez implikacje (domniemanie), które polega na przyznaniu uprawnień członkom zarządu, aby ci zatrudnili, np. prawników lub brokerów do negocjowania kontraktów. Członkowie zarządu nie mają prawa do dokonywania czynności przekraczających zwykły zarząd firmy takich jak pożyczka większej sumy pieniędzy w imieniu firmy bez zgody Rady Dyrektorów.

Większość małych firm to spółki jedno- lub dwuosobowe, powstaje więc pytanie, czy faktycznie jedna, czy dwie osoby muszą przestrzegać powyższych czynności formalno-prawnych odnośnie posiedzeń Rady Dyrektorów, czy zebrań akcjonariuszy, z których sporządzane są protokoły, bo przecież trudno żeby jedna osoba rozmawiała sama ze sobą, albo żeby dwaj akcjonariusze musieli się zbierać na zebrania, jak mogą porozmawiać przez telefon lub przy kawie. Odpowiedś na to pytanie jest – nawet spółki jedno, lub dwuosobowe MUSZĄ przestrzegać wszystkich czynności formalno-prawnych, inaczej korporacja czy też LLC utraci możliwość zabezpieczenia ich przed osobistą odpowiedzialnością za zobowiązania firmy! Są pewne sposoby, aby ułatwić życie akcjonariuszom lub udziałowcom LLC, takie jak np. przyjmowanie uchwał bez zebrania.

Obowiązek lojalności
Dyrektorzy i menedżerowie, niezależnie od posiadanych udziałów, tak muszą prowadzić firmę, aby mieć na celu szeroko pojęte “dobro” firmy. Czyli nie można prowadzić działalności, która narazi firmę, a tym samym jej współwłaścicieli na straty. Z reguły, ani dyrektorzy, ani menedżerowie nie odpowiadają osobiście za decyzje przez siebie podjęte, które narażą firmę na straty, jeżeli można uznać, ze decyzje przez nich podejmowane mieściły się w ramach szeroko pojętej reguły osądu biznesowego tzw. “business judgment rule”. Jeżeli jednak dyrektorzy lub menedżerowie łamią obowiązek lojalności wobec firmy, mogą odpowiadać osobiście za spowodowane straty. Obowiązek lojalności jest łamany z reguły w dwóch przypadkach - gdy współwłaściciel działa na własną korzyść, nie zawia-damiając spółki o prowadzonej działalności, lub też w sposób niedbały lub świadomy doprowadza do strat w firmie.

Przykładem działania na własną korzyść może być sytuacja, w której menedżer firmy budowlanej uzyskuje informacje, co do korzystnego kontraktu budowlanego, i zamiast zawiadomić o tym spółkę, w której pracuje, przekazuje informacje przyjacielowi prowadzącemu działalność konkurencyjna z jego firmą, i inkasuje tzw. prowizję za “nagranie” kontraktu. W innym przypadku obowiązek lojalności łamie również menedżer lub dyrektor firmy, który w godzinach pracy prowadzi zupełnie inną działalność gospodarczą, np. będąc menedżerem firmy budowlanej prowadzi również po cichu własną firmę internetową.

Przykładem takiego działania, które doprowadza do strat w firmie jest oczywiście świadome wykorzystywanie zasobów firmy dla własnych celów, np. kupno telewizora do domu z funduszy firmy, czy też opłata przez firmę wycieczki turystycznej na Florydę prezesa firmy razem z kochanką. Jednakże dyrektorzy czy menedżerowie również działają na szkodę firmy jeżeli na przykład udzielą pożyczki lub kredytu innej firmie, czy kontrahentowi nie biorąc od nich odpowiedniego zabezpieczenia czy też bez ekonomicznego uzasadnienia transakcji.

Mieszanie zasobów osobistych z funduszami firmy Raison d’etre korporacji czy też LLC jest obrona ich właścicieli przed osobistą odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Obrona ta zostaje unieważniona w kilku przypadkach - jeżeli nie były dopełnione czynności formalno-prawne, takie jak odbywanie zebrań akcjonariuszy, czy też rady dyrektorów firmy. Inny przypadek, to mieszanie zasobów osobistych z zasobami firmy. Najczęściej pojawiał się to w spółkach jedno- lub dwuosobowych.

Przykładem takiej działalnosci może być rejestrowanie firmy na adres domowy i korzystanie z jednego telefonu zarówno na potrzeby firmy jak i osobiste potrzeby do-mowników. Innym przykładem będzie realizowanie czeków wystawionych na fir-mę na osobistym ko-ncie jej właściciela, uży-wanie funduszy firmy na wydatki stricte osobiste, takie, jak np. na spłatę pożyczki hipotecznej na dom mieszkalny, lub też używanie karty kredytowej wystawionej na firmę do zakupu odzieży dzieciom. Tego typu kwestie wychodzą często w procesach sądowych przeciwko firmie, gdzie adwokaci strony przeciwnej starają się wplątać w proces nie tylko korporację, czy LLC, ale również jej właściciela, stawiając zarzuty mieszania zasobów osobistych z funduszami firmy. Sąd może po ocenie faktów stwierdzić, ze spółka nie istniała jako osobny twór prawny, ale jako tzw. alter ego jej właściciela, i wtedy właściciel odpowiada własnym majątkiem za zobowiązania firmy. A przecież nie o to jemu chodziło, gdy zakładał korporację czy LLC.

Dlaczego należy wykazywać prawdziwy dochód firmy?
W działalności gospodarczej istnieje ogromna pokusa do zaniżania dochodów lub też do bardzo agresywnych odpisów kosztów przy działalności firmy. Oczywiście może to być uznane jako unikanie podatków, czy też gorzej, jako oszustwo podatkowe. Jednakże oprócz odpowiedzialności karno-skarbowej istnieją inne przyczyny dla których powinniśmy wykazywać jak najwyższy (najwyższy!) dochód! Po pierwsze, w przypadku gdy w wyniku katastrofy czy też innego przypadku losowego w naszej firmie doszło do pewnych strat i zachodzi potrzeba wezwania firmy ubezpieczeniowej dla oszacowania poniesionych szkód, firma ubezpieczeniowa będzie się kierować dochodami wykazanymi na zeznaniach podatkowych przez naszą firmę.

Po drugie, w sytuacji gdy zachodzi potrzeba podjęcia pożyczki, każdy bank będzie wymagał od nas dowodów, że będziemy w stanie taką pożyczkę spłacić. Głównym zabezpieczeniem dla banku będzie w tym przypadku wykaz naszych stałych dochodów. A przecież mądre wykorzystywanie kredytu obrotowego udzielonego przez bank może znacznie przyspieszyć rozwój naszej firmy. Po trzecie, w przypadku próby zdobycia większego kontraktu, np. z jednostką miejską, firmy o małych dochodach nie będą w ogóle w takim przetargu uwzględnione.Przedstawiłem Państwu podstawowe kwestie, które powinniście rozważyć przy rozpoczynaniu działalności gos-podarczej. Oczywiście podstawą sukcesu jest dobre przygotowanie, co w tym przypadku wiąże się z szukaniem porad u specjalistów – księgowych i praw-ników, którzy na podstawie informacji przedstawionych przez Państwa będą w stanie doradzić przy zakładaniu i kierowaniu firmą, aby przynosiła ona Państwu jak największe korzyści finansowe.

Informacje zawarte w niniejszym artykule mają jedynie charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej.

Dzwoniąc powołaj się na reklamę z POLONIJNEJ KSIĄŻKI - Polish Pages.

Adwokat Prawa Pracy
Robert Wisniewski, Esq.
Kliknij tu >>