Kiedy komputer jest odpisem podatkowym

Komputer biznesmena
Osoby pracujące na swój rachunek i właściciele biznesów mogą wpisać sprzęt komputerowy w koszty prowadzenia biznesu. Jeżeli potrzebujesz do biznesu (a kto dziś nie potrzebuje?) komputera, drukarki, skanera, kopiarki itp., to czytaj dalej.

Jeżeli komputer jest użytkowany wyłącznie w celach biznesowych, wtedy jest on odpisywany w stu procentach.

Jeżeli używasz komputera zarówno w celach prywatnych jak i służbowych, to musisz prowadzić dzienniczek (log) i na jego podstawie wyliczyć procent zastosowania sprzętu w biznesie. Dzienniczek ów przechowuj na wypadek kontroli podatkowej. Ażeby skorzystać z odpisu na komputer, musi on być użytkowany w celach biznesowych w ponad 50 procentach. Jeżeli na przykład komputer służy twemu biznesowi w 75%, to korzystasz z trzech czwartych odpisu.

Gdy kwalifikujesz się do ulgi podatkowej, to masz do wyboru:

• odpisanie kosztu sprzętu komputerowego w całości w roku, gdy go kupiłeś (na mocy sekcji 179), albo
• amortyzację przez 5 lat.

Większość osób stosuje pierwszą opcję, bo jest prostsza. Ale bywa, że twój dochód w owym roku był niski lub żaden i nie masz od czego odpisywać kosztów. Wtedy możesz skorzystać z 5-letniej amortyzacji i z przyspieszonej metody MACRS 200%. Spytaj o szczegóły swego księgowego albo przeczytaj IRS Publication 946, How to Depreciate Property. Lektura znakomita do poduszki.

Właściciel jednoosobowego biznesu, czy też osoba prowadząca działalność gospodarczą na własne nazwisko, wpisuje koszt sprzętu na druku podatkowym Schedule C (Profit or Loss from Business) i pomniejsza dochód podlegający opodatkowaniu. Biznesmen nie podlega 2-procentowemu limitowi na miscellaneous expenses, który wyjaśniam poniżej.

Co należy zrobić, gdy w całości odpisałeś wartość komputera, a po jakimś czasie przestałeś używać go w większości do pracy? „Niezużyta” część odpisu musi wtedy być odebrana (recaptured), czyli zgłoszona jako dochód.

Komputer pracującego na własny rachunek
„Biznesmen” czy „przedsiębiorca”, to wielkie słowa i niektórzy z nas mogę się z tymi określeniami nie identyfikować. Są to osoby, które prowadzą własny biznes, ale również te, które pracują na własny rachunek (nie muszą mieć zarejestrowanego biznesu). Urząd podatkowy uważa za self-employed każdego, który zarobił coś na własną rękę.

Przykład: Adam jest studentem. Dorabia sobie sprzedając rzeczy na Ebay, a do tego ma konto w witrynie Zazzle, gdzie sprzedaje koszulki (T-shirts). Od Ebay otrzymał formularz 1099 informujący go, że w ostatnim roku zarobił tam $650, a od Zazzle - na kwotę $1,270. W sumie Adam zarobił w minionym roku $1,920.

Czy Adam ma rozliczyć całą tę kwotę z podatków? Otóż niekoniecznie. W minionym roku Adam kupił sobie drugi laptop, zewnętrzny twardy dysk oraz maszynę będącą jednocześnie drukarką/kopiarkę/skanerem/faksem, na które wydał w sumie ok. $2,600. Jeżeli Adam używa ten sprzęt w połowie do celów prywatnych, a w połowie do działalności gospodarczej, to może odpisać od przychodu połowę zapłaconej kwoty, czyli $1,300. Z tego powodu Adam nie musi nawet składać zeznania podatkowego.

Komputer pracownika
Dobrze wiedzieć, że w niektórych sytuacjach pracownicy również mogą kupić sprzęt komputerowy i mieć ulgę podatkową. Wiele osób bierze przecież robotę papierkową do domu albo pracuje na swoim laptopie w czasie podróży.

Precedens: Sherri Mulne, menedżer w Pacific Bell, kupiła komputer tylko po to, by pisać na nim raporty i inne dokumenty wymagane przez Pacific Bell, których nie miała czasu skończyć w biurze. Po godzinach nie mogła używać komputera firmy, bowiem dostęp do budynku wieczorem był zarezerwowany tylko dla pracowników wyższych szczebli. Sherri odliczyła sobie od dochodu koszt komputera i drukarki, a Urząd Podatkowy to zakwestionował. Sherri odwołała się i Sąd Podatkowy (Tax Court) przyznał jej rację (sprawa Sherri A. Mulne, TC Memo 1996-320).

Pracownicy mogą odjąć koszt sprzętu komputerowego, jeżeli spełnione są następujące warunki:

• Potrzeba w pracy. Pracodawca musi wymagać od nas posiadania i użytkowania komputera w domu w ramach normalnego spełniania naszych obowiązków. Istnienie takiego wymogu zależy od okoliczności. Nie wystarcza list od pracodawcy, zapewniający, że komputer jest wymagany w pracy (IRS wie nazbyt dobrze, że może to być przyjacielska przysługa). Nawet bezprocentowa pożyczka udzielona pracownikowi przez jego zakład pracy na zakup sprzętu nie świadczy automatycznie o wymogu używania komputera do pracy. Odpis podatkowy uznany będzie przez IRS tylko wtedy, gdy pracownik kupił domowy komputer, bo nie miał innej alternatywy, by uporać się ze swoimi służbowymi zadaniami. Jeżeli pracownik ma komputer w pracy i dostęp do niego po godzinach (może zostać w biurze dłużej), odpis może nie być mu uznany.
• Użytkowanie komputera w większości do celów służbowych. Przepisy wymagają, by sprzęt stosowany był co najmniej w 51% w celach służbowych. Jeżeli procent ten jest niższy, nie można skorzystać z odpisu.
  Przykład: Korzystamy z komputera w 40% w celach prywatnych, a w 60 % w celach służbowych, to od dochodu odejmiemy 60% ceny komputera.
• Jeżeli używamy komputera wyłącznie do pracy, to nie musimy prowadzić żadnej ewidencji. Jeżeli komputer służy nam w sprawach służbowych i osobistych, to musimy prowadzić ewidencję godzin użytkowania komputera (log), by okazać ją w razie kontroli podatkowej. Jej brak może spowodować unieważnienie odpisu.

Komputer wlicza się do niezwróconych wydatków pracownika (unreimbursed employee expenses) i wpisuje w Schedule A, Itemized Deductions. Koszty te wchodzą do różnorodnych wydatków (miscellaneous expenses) i są odpisywane od dochodu tylko w wymiarze, o jaki przekroczą 2% dochodu brutto (Adjusted Gross Income - liczba z dołu pierwszej strony formularza podatkowego). Jeżeli na przykład Adjusted Gross Income rodziny wynosi $50,000, to możemy odpisać od podstawy podatkowej tylko tę część „rozmaitych wydatków”, która przekracza $1,000 (2% od $50,000).

Komputer inwestora
Wielu inwestorów sprawia sobie nowoczesny kosztowny sprzęt potrzebny im do handlowania papierami wartościowymi (day trading). Niestety, na drodze do odpisania tego sprzętu od dochodu napotkają liczne przeszkody, niektóre są nie do przeskoczenia dla przeciętnej osoby.

1. W jakim procencie komputer jest używany do inwestowania? Urząd Podatkowy chce, żebyśmy prowadzili dzienniczek, by ustalić, w jakim procencie komputer używany jest do inwestowania, a w jakim na inne cele.
2. Sprzęt komputerowy musi być amortyzowany przez 6 lat (a nie w całości na podstawie sekcji 179 jak dla biznesów). Wartość hardware ma być amortyzowana w 10% w pierwszym i szóstym roku oraz po 20% w środkowych czterech latach. Amortyzację oblicza się i zgłasza na formularzu 4562. Tak więc koszt nabycia sprzętu trzeba pomniejszyć o procent, w jakim używany jest do celów domowych i z tego w pierwszym roku wyliczyć jedną dziesiątą zgodnie z planem amortyzacji. Kwotę, jaką otrzymamy będzie niewielka. Ale to jeszcze nie koniec.
3. Ażeby odpisać koszt sprzętu komputerowego, musisz w danym roku wyszczególniać odpisy podatkowe (itemised deductions). Ażeby to miało sens, inne odpisy podatkowe muszą przekraczać standardową ulgę (standard deductions) na dany rok ($11,900 w roku podatkowym 2012 dla małżeństwa rozliczającego się razem). Jeżeli ktoś nie spłaca pożyczki hipotecznej albo nie ma biznesu, to nie ma odpisów większych od standardowej ulgi i wszystkie rachunki i paragony może wyrzucić do kosza.
4. Nawet jeżeli przeskoczysz trzy poprzednie poprzeczki, to z pewnością potkniesz się na czwartej. Inwestycyjne koszty zaliczają się do „rozmaitych wydatków” (miscellaneous expenses), które odpisuje się tylko w wymiarze, o jaki przekraczają 2% Adjusted Gross Income.

Warto wiedzieć, co wlicza się do miscellaneous expenses. Są to między innymi: koszt inwestowania (koszt fachowej prasy, seminariów), bankowe opłaty za opiekę nad kontem IRA czy Keogh (custodial fees), koszt wynajęcia sejfu w banku (safe deposit box), opłata za rozliczenie podatków, wydatki poniesione na wykonywanie zawodu (employee business expenses) nie zwrócone przez pracodawcę, wydatki poniesione na dokształcanie zawodowe, składki związkowe, opłaty z tytułu przynależności do profesjonalnych organizacji, koszt poszukiwania pracy.

Powiedzmy, że jesteś aktywnym graczem giełdowym, wykonujesz setki transakcji na rok. Sprawiłeś sobie drogi sprzęt za $4,000 i nie pozwalasz nikomu innemu go dotykać. Płacisz $240 rocznie za dostęp do Internetu, $200 za jakiś serwis informacyjny. Dodałeś jeszcze najnowszą wersję Quicken za $200. W sumie wydatki wyniosły $4,000 za hardware i $840 za software i usługi. Byłby to duży odpis, w granicach $1,300 dla kogoś w 28-procentowym przedziale, gdyby można było go użyć. Ale niestety. W pierwszym roku możesz uwzględnić tylko $400 za hardware (10% zgodnie z dozwolonym planem amortyzacyjnym) plus $840 za software i serwisy. Odpiszesz tylko tyle, o ile ta otrzymana kwota plus inne miscellaneous deductions przekracza 2% twojego dochodu brutto (AGI), zakładając, oczywiście, że nie korzystasz ze standardowego odpisu (standard deductions). Co gorsza, im więcej zarabiasz (w pracy, czy inwestując), tym wyżej przenosi się pułap odpisów. Uff, nic dziwnego, że mamy tylu księgowych...

Wniosek: Sprzęt komputerowy (i każdy inny) może odpisać sobie bez problemów tylko osoba pracująca na własny rachunek. Reszta z nas niech szuka ulg podatkowych gdzie indziej.

Elżbieta Baumgartner

Elżbieta Baumgartner jest autorką wielu książek o profilu finansowym i konsumenckim, m.in. „Jak chować pieniądze przed fiskusem”, „Powrót do Polski”, „Amerykańskie emerytury”, „Emerytura reemigranta w Polsce”, „Ubezpieczenie społeczne Social Security”, „Otwieram biznes” i inne. Są one dostępne w polonijnych księgarniach oraz bezpośrednio od wydawcy: Poradnik Sukces, 255 Park Lane, Douglaston, NY 11363, tel. 1-718-224-3492. Spis tych i wielu innych poradników w internecie na stronie: www.poradniksukces.com