Apostille, pełnomocnictwa, legalizacja dokumentu urzędowego do Polski w USA w: NY, NJ, PA, FL

Apostille

W związku z powyższym, amerykańskie dokumenty urzędowe, o jakich mowa poniżej, są respektowane w Polsce na podstawie poświadczenia (zwanego w tekście konwencji "Apostille"):

1. dokumentów sądowych (np. wyroki rozwodowe, adopcyjne, wyroki sądowe)
2. dokumentów administracyjnych (np. Akty urodzenia, akty małżeństwa)
3. dokumentów poświadczonych notarialnie
4. urzędowych zaświadczeń umieszczanych na dokumentach prywatnych.

Apostille wydają uprawnione urzędy stanowe. Są to, odpowiednio: 

• dla stanu New York: Department of State, Albany:  One Commerce Plaza, 99 Washington Ave, Albany, NY 12231-0001, tel. 518 473-2492 oraz  New York City: 123 William Street, New York, NY 10038-3804, tel. 212 417-5747, www.dos.ny.gov/corps/apostille.html
• dla stanu New Jersey: Department of the Treasury, New Jersey Division of Revenue, PO Box 452, Trenton, NJ 08625-1001, tel. 609-292-9292, www.state.nj.us/treasury/revenue/apostilles.shtml
• dla stanu Pennsylvania: Department of State, Bureau of Commissions, Elections and Legislation, Room 210, North Office Building, Harrisburg, PA 17120, tel. 717-787-5280, http://www.dos.pa.gov/OtherServices/Certifications_Apostilles/Pages/default.aspx#.Vjt-JU3oubg
• dla stanu Ohio: Secretary of State, 180 East Broad Street, 16th Floor, Columbus, Ohio 43215 tel. 877-767-6446; 614 466-2655, www.sos.state.oh.us/recordsIndexes/authentication.aspx
• dla stanu Delaware: Secretary of State, Division of Corporations, Townsend Building, 401 Federal St #3, Dover, DE 19901, tel. 302 739-3073, www.corp.delaware.gov/apost_info.shtml
• dla stanu Connecticut: Connecticut Secretary of State, Commercial Recording Division, 30 Trinity Street  Hartford, CT 06106, tel. 860 509-6002, http://www.ct.gov/sots/cwp/view.asp?q=392130
• dla stanu Massachusetts: Secretary of the Commonwealth Commissions Section, One Ashburton Place, Room 1719, Boston, MA 02108, tel. 617-727-2836, www.sec.state.ma.us/pre/precom/comidx.htm
• dla stanu Rhode Island: Office of the Secretary of State, 148 West River Street, Providence, RI 02904-2615, tel. 401 222-1487, http://www.sos.ri.gov/business/apostilles/
• dla stanu New Hampshire: Office of the Secretary of State, Election Division, Administration Office,  State House, Room 204, 107 North Main Str., Concord, NH 03301, tel. 603-271-3242/3, http://sos.nh.gov/certs.aspx
• dla stanu Vermont: Secretary of State, the Vermont State Archives & Records Administration, 1078 Route 2, Middlesex, Montpelier, Vermont 05633-7701, tel. 802-828-3700, https://www.sec.state.vt.us/archives-records/certifications-fees/apostilles-authentications.aspx
•  dla stanu Maine: Secretary of State - CEC, Bureau of Corporations, Elections and Commissions, 101 State House Station, Augusta, ME 04333-0101, tel. 207 624-7752, www.maine.gov/sos/cec/apostilles/index.html

W poszczególnych stanach są odmienne, różniące się od siebie procedury i wymagania związane z wydawaniem poświadczenia Apostille. W związku z tym Konsulat rekomenduje zwracanie się z pytaniami do wyżej wymienionych urzędów stanowych, aby uniknąć błędów i nie narażać się na stratę czasu i niepotrzebne koszty.

Jednocześnie Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku informuje, że w dalszym ciągu wykonywane są poświadczenie podpisu, weryfikacje tłumaczeń, poświadczenia fotokopii z oryginałem. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o telefoniczny kontakt z działem prawnym Konsulatu. 

Ogólne informacje dotyczące legalizacji i Apostille

Legalizacja (uwierzytelnienie) dokumentu służy nadaniu dokumentowi urzędowemu wydanemu w danym państwie cech pozwalających na jego uznanie w państwie trzecim. Legalizacji dokonuje się jeżeli dokument urzędowy sporządzony w danym państwie ma zostać wprowadzony do obrotu prawnego na terytorium innego państwa. 

W przypadku Państw-Stron Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. poz. 938), uwierzytelnienia dokonuje się w wyznaczonym urzędzie państwa, z którego pochodzi dokument, poprzez opatrzenie dokumentu klauzulą, zwaną również pieczęcią, apostille.  

Aktualny wykaz państw będących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku.   

Aktualny wykaz urzędów upoważnionych do wystawiania apostille. 

W przypadku państw niebędących stroną konwencji haskiej z 5 października 1961 roku, legalizacja następuje w urzędzie konsularnym państwa, na którego terytorium ma zostać użyty dany dokument urzędowy, akredytowanego na terytorium państwa, z którego dokument pochodzi. W Polsce polskie dokumenty urzędowe na potrzeby ich uznania w innych państwach legalizuje i wydaje apostille Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Al. J. Ch. Szucha 21, Warszawa). – link do strony MSZ z Legalizacją. 

W celu usprawnienia obrotu prawnego niektóre kategorie dokumentów zostały całkowicie zwolnione z obowiązku legalizacji. W szczególności pewne uproszczenia przyjęto w stosunku do aktów stanu cywilnego przyjmując:

• Konwencję nr 16 sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 roku dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku, Nr 166, poz. 1735), która zwalnia od obowiązku tłumaczenia i legalizacji odpisy wielojęzyczne wydane przez Państwa-Strony Konwencji;
• Konwencję nr 17 sporządzoną w Atenach 15 września 1977 roku dotyczącą zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2003 roku, Nr 148, poz. 1446), która zwalnia od obowiązku legalizacji akta stanu cywilnego wydane przez Państwa-Strony Konwencji (niezależnie od tego czy odpis został wydany na druku międzynarodowym czy miejscowym).

Podstawa prawna:

• Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz.U. z 2005 r. poz. 938);
• Konwencja nr 16 sporządzonej w Wiedniu 8 września 1976 roku dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. poz. 1735);
• Konwencja nr 17 sporządzonej w Atenach 15 września 1977 roku dotyczącej zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2003 r. poz. 1446);
• Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. Prawo konsularne (Dz. U. z 2015 r. poz. 1274, z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1822, z późn. zm.).